Power Automate – 365ユーザーは利用必須の自動化ツール

2024-01-02

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こんにちは、ウェブディレクターの清水です。

今回はMicrosoft製のオートメーションツール、Power Automate（パワーオートメイト）をご紹介します。
ノーコード、ローコードで業務の自動化が可能なサービスです。
Microsoft 365のユーザーなら、サブスクリプションに一部の制限を除いて利用が可能ですので、ぜひ試してみて下さい。

Power Automateとは

Power Automate（パワーオートメイト）は、様々なウェブアプリケーションを連携させて、業務を自動化できるサービスでiPaaS（Integration Platform as a Service）のひとつです。

マイクロソフトが提供しているため、Officeをはじめ、マイクロソフト製品との連携がスムーズに行えるのは、もちろんですが、サードパーティー製のアプリとも連携が可能です。

連携できるアプリ・サービス・データは500以上！

ドラッグ＆ドロップベースでシンプルな自動化ワークフローを作成できるほか、開発者が少ない労力で複雑なプログラムを作成することもできます。

Power Automateは生産性向上のための自動化システムを構築できるローコード/ノーコードツールと言えます。

Zapier同様、CRM、MA（マーケティングオートメーション）、SFA（Sales Force Automation / 営業支援ツール）といった用途や、マイクロソフト製品を連携させて社内承認フローの自動化なども行えます。

Power Automateは2016年に、旧称である「Microsoft Flow」としてスタートしました。

IFTTTやZapierに比べると後発ですが、Office製品との連携のしやすさやテンプレートの豊富さ、サードパーティーアプリとの連携数の多さもあり、使い勝手のよいツールだと思います。一方で、活用されていない企業も多いように思います。

また、単体利用だけではなく、Office製品を含むサブスクリプションプランのMicrosoft 365の「Business Standard」プランでしたら、単体で契約せずともPower Automateが利用できるため、ぜひ利用してみて下さい。

Power Automateでできること

概要

Power Automateには大きく分けて、デジタルプロセスオートメーション（DPA）と、ロボティックプロセスオートメーション（RPA）、ビジネスプロセスフロー（BPF）の3つの利用方法があります。

DPAが、複数のアプリを連携させて、業務フローを自動化させるのに対し、RPAはパソコンで行う反復作業をPower Automateに実行させるものになります。
RPAの方は、Power Automateのデスクトップ版アプリケーションを利用します。

BPFでは、アプリ間をつなげた自動化とは少し異なり、人が介在するワークフローの自動化です。社内の承認フローの自動化が分かりやすい事例かもしれません。

それぞれ紹介していきます。

デジタルプロセスオートメーションによる自動化の例

DPAでは、次のようなワークフローを実行することができます。

Sharepointにファイルが追加されたら承認申請を作成してTeamsに通知
Plannerのタスクのステータスが変更されたらTeamsに通知
Teamsの返信を予約する
TeamsのメッセージをOneNoteに保存する
メールでメンションされたらTeamsに通知する
Flowボタンを押したら現在地の天気を取得して通知する
Twitterの特定のつぶやきがあったら通知する(*)
特定のメールに対して自動返信を行う

このほかにも、「あるデータを取得しJSON形式で保存し、サーバーに保存する」「Tweetの感情分析を行い結果をPower BIにプッシュする(*)」というオートメーションも作成できます。

X(Twitter) に関して, どのような自動化ができるかについては、現在のXのAPI利用規約によります。

テンプレートが豊富

ワークフローは、ゼロから作成できるほか、テンプレートを利用したり、それをカスタマイズする事もできます。

以下は、テンプレートの例です。

出典: 「テンプレートの参照 | Microsoft Power Automate」（Microsoft Power Automate公式サイト）
https://powerautomate.microsoft.com/ja-jp/templates/

ZapierもMicrosoft製品と連携できますが、Microsoft製品との連携においてはPower Automateの方が、多彩な連携が用意されています

ドラッグ&ドロップ形式のインターフェース

出典: 「デジタルプロセスオートメーション | Microsoft Power Automate」（Microsoft Power Automate公式サイト）
https://powerautomate.microsoft.com/ja-jp/digital-process-automation/

直感的に利用できるユーザーインターフェースでワークフローを作成できます。

決められたスケジュールや任意のタイミングで実行が可能

スケジュール登録し、任意のタイミングで繰り返し実行させたり、好きなタイミングで実行させることもできます。

この「好きなタイミング」についてもう少し解説します。

Power Automateのスマホアプリには「ボタン」が用意されており、そのボタンを押すだけでプログラムを動かせるフローも作れるんです。
これを利用すると、例えば、「ボタンを押したら、その場所の位置情報を取得してメールする」「ボタンを押したら、その場所の天気予報を取得する」といったような事ができます。

Power Automateのインターフェース上で作成できるフォームを利用すると、「ボタンを押したタイミングの時間と、フォームに入力された作業内容をExcelに書き込む」といった業務記録フローも作成できます。