Box – 組織向け機能が充実したファイル管理システム

Box（ボックス）とは

基本情報

プロダクト名	Box（ボックス）
運営企業	Box, Inc.
公式サイト	https://www.box.com/ja-jp/cloud-storage
プロダクト提供開始年	2005
無料プラン	あり
価格	¥1,200/月～

概要

Box（ボックス）は、クラウドベースのコンテンツ管理、コラボレーション、ファイル共有サービスです。

カリフォルニア州レッドウッドシティに本社を構えるBox, Inc.によって開発・提供されています。

資金調達ラウンドで約5億ドルを調達し、2015年に上場しました。

オンラインストレージの基本機能に加えて、ファイルへのコメント、共有、ワークフローの適用、セキュリティ設定を行うことができます。

ワークフローの自動化機能「Box Relay」が提供されており、書類申請や備品申請等の効率化や営業活動の効率化が行えるの強みのひとつです。

マイクロソフトが提供するOfficeアプリを含めた統合アプリケーションスイートの「Microsoft 365」で提供されているワークフロー自動化サービス「Power Automate」を利用した方はイメージしやすいかと思います。

「Box Relay」の利用例は後述します。

また、電子署名機能や管理者コンソールが充実しているので、組織向けのストレージなのかなと思います。実際大手企業でも利用されていて、組織内外のファイル共有ツールとして利用されているのを見たことがあります。

Googleトレンドの動向

日本

世界

日本では2016年に再び急激に関心を集めていたようです。

Googleトレンド（英 : Google Trends）は、ある単語がGoogleでどれだけ検索されていたのかを視覚的に表示するツールです。
ここに表示される数値は検索数ではありません。
例えば、100の値は、その単語が検索されたピークを意味します。50の値は、その単語の検索人気が半分であることを意味します。スコア0は、この単語のデータが十分でなかったことを意味します。
上記のGoogleトレンドの検索データは世界中での検索が対象となっています。

ユーザー数は？

日本の公式サイトによると、顧客企業数100,000以上、67%がフォーチュン500企業のようです。

オリンパスやシマンテックといった著名な企業にも利用されており、国内でも大手企業で利用されています。

できること

概要

多くのプロジェクト管理ツールでできる事は一通り提供されており、さらにプロジェクト管理ツールにはない機能も備わっています。

• 機密データを自動分類
• 不審な行動を検知した場合は、自社のセキュリティ部門を通じてコンテンツへのアクセスをいつでも遮断
• 柔軟で詳細な7段階のユーザー権限設定、デバイストラスト、アプリケーションの制御
• コンテンツが組織内外でどのようにアクセス、共有、利用されているかを俯瞰的に可視化し、IT管理者をサポート
• Zoom、Slack、Microsoft 365、Google Workspaceなど、1,500以上の主要なツールとの連携が可能
• Box Canvas : リアルタイムコラボレーションができるホワイトボード機能
• Box Relay : ワークフローの自動化機能
• Box Notes : 共同編集可能なドキュメント作成機能
• Box Sign : 電子サイン機能

サードパーティーアプリとの連携

共同編集可能な専用のドキュメント作成機能『Box Notes』

Dropbboxの「Paper」と同様に、Box内からドキュメントを作成できる「Box Notes」という機能が搭載されています。
用途別のテンプレートも用意されています。

電子サイン機能『Box Sign』

Businessプラン以上であれば、ウェブアプリから書類に電子サインを数量無制限で添付することができます。

ワークフローの自動化『Box Relay』

Businessプラン以上では、ワークフローを自動化する「Box Relay」が利用できます。

例えば、以下のような自動化が設定できます。

契約書やマーケティングキャンペーン、請求書等の承認のための回覧や担当割り当てを自動化。

具体的に、外部の企業からの請求書を処理するフローで考えてみます。この場合は、以下のような流れをBox Relayで自動化が実現できます。

1. 社外企業がBoxに請求書をアップロード
2. Box Relayが窓口担当者のフォルダへ請求書を移動
3. Box Relayがそのファイルに対して「承認タスクの作成」し、窓口担当者を担当に割り当て
4. 窓口担当者が内容を確認して承認する
5. 承認されたらBox Relayが請求書を経理担当者のフォルダへ移動
6. Box Relayがそのファイルに対して「承認タスクの作成」し、経理担当者を担当に割り当て
7. 経理担当者が内容を確認して承認する
8. 完了

ITコンソール

メンバーやグループの一元管理機能やレポート機能など、組織管理のための機能が充実しているようです。私は触ったことはないのですが、大規模組織では有用なのでは、と思います。

詳しくはこちらのページで紹介されています。

Boxは自身のサービスを「コンテンツのライフサイクル全体をサポート」するサービスとしており、「ファイル」や「フォルダ」を軸にした生産性向上の機能や豊富に用意されています。
これが多くの企業がBoxを採用する理由のひとつかもしれません。

サードパーティーアプリとの連携

様々なアプリと連携ができます。

ホワイトボード機能

これは最近多くのサービスで導入されていますね。Boxにも搭載されていました。

触ってみましたが、機能的にはMiroやFigmaなどのツールとも遜色ないかなと思いますが、手書きがカクつくのが気になりました。

ドキュメント機能

DropboxにPaperというマークダウンをサポートしたドキュメント機能が搭載されていますが、BoxにもNotesというドキュメント機能が用意されています。

使い勝手はこんな感じです。

使い勝手はDropbox Paper同様です。ただ、単純にマークダウンをサポートしたドキュメントツールとして評価するなら、使い勝手のランキング的には、Notion > ClickUp > Dropbox Paper > Box Notesという並びになるかなと思います。

このランキングは、当サイトで最近紹介したアプリで考えた場合のランキングです。

最近はあまり使う人が少なくなったかもしれないですがDynalistも結構好きです。この使い心地がNotionやClickUpに統合されると嬉しい。

私の使い方

Boxは、一時期個人的にも業務でも利用していたのですが、だいぶ昔のことで、今は使用していません。ただ、自動化の機能などが充実しているようなので、改めて触ってみたいと思います。