Box（ボックス）とは
基本情報
| プロダクト名 | Box（ボックス） |
| 運営企業 | Box, Inc. |
| 公式サイト | https://www.box.com/ja-jp/cloud-storage |
| プロダクト提供開始年 | 2005 |
| 無料プラン | あり |
概要
Box（ボックス）は、クラウドベースのコンテンツ管理、コラボレーション、ファイル共有サービスです。
カリフォルニア州レッドウッドシティに本社を構えるBox, Inc.によって開発・提供されています。
資金調達ラウンドで約5億ドルを調達し、2015年に上場しました。
オンラインストレージの基本機能に加えて、ファイルへのコメント、共有、ワークフローの適用、セキュリティ設定を行うことができます。
ワークフローの自動化機能「Box Relay」が提供されており、書類申請や備品申請等の効率化や営業活動の効率化が行えるの強みのひとつです。
マイクロソフトが提供するOfficeアプリを含めた統合アプリケーションスイートの「Microsoft 365」で提供されているワークフロー自動化サービス「Power Automate」を利用した方はイメージしやすいかと思います。
「Box Relay」の利用例は後述します。
また、電子署名機能や管理者コンソールが充実しているので、組織向けのストレージなのかなと思います。実際大手企業でも利用されていて、組織内外のファイル共有ツールとして利用されているのを見たことがあります。
Googleトレンドの動向
日本
世界
日本では2016年に再び急激に関心を集めていたようです。
ユーザー数は？
https://www.box.com/ja-jp/customers
日本の公式サイトによると、顧客企業数100,000以上、67%がフォーチュン500企業のようです。
オリンパスやシマンテックといった著名な企業にも利用されており、国内でも大手企業で利用されています。
できること
概要
多くのクラウドストレージが提供している機能は一通り提供されており、さらにビジネスシーンで有用な機能も備わっています。
以下の挙げる機能は、Boxに付随するアドオン的な製品のものも含みます。これらの機能を利用できるかどうかは、プランや契約内容に寄りますので、詳しくは公式サイトをご確認ください。
- Zoom、Slack、Microsoft 365、Google Workspaceなど、1,500以上の主要なツールとの連携が可能
- IT & Admin Console: コンテンツが組織内外でどのようにアクセス、共有、利用されているかを俯瞰的に可視化し、IT管理者をサポート
- Box Shield: 機密データを自動分類
- Box Shield: 不審な行動を検知した場合は、自社のセキュリティ部門を通じてコンテンツへのアクセスをいつでも遮断
- Box Shield: 柔軟で詳細な7段階のユーザー権限設定、デバイストラスト、アプリケーションの制御
- Box Canvas : リアルタイムコラボレーションができるホワイトボード機能
- Box Relay : ワークフローの自動化機能
- Box Notes : 共同編集可能なドキュメント作成機能
- Box Sign : 電子サイン機能
直感的なファイル操作
他のクラウドストレージと同様に、右クリックで様々なメニューにアクセス可能。
サードパーティーアプリとの連携
様々なサードパーティーアプリとの連携が可能です。これらのアプリは管理画面の「統合」メニューから探して、その場で追加する事ができます。
なお、「統合」メニューは以前は「アプリ」という名称でした。
共同編集可能な専用のドキュメント作成機能 – Box Notes
Dropbboxの「Paper」と同様に、Box内からドキュメントを作成できる「Box Notes」という機能が搭載されています。
用途別のテンプレートも用意されています。
使い勝手はこんな感じです。
使い勝手はDropbox Paper同様です。ただ、単純にマークダウンをサポートしたドキュメントツールとして評価するなら、使い勝手のランキング的には、Notion > ClickUp > Dropbox Paper > Box Notesという並びになるかなと思います。
このランキングは、当サイトで最近紹介したアプリで考えた場合のランキングです。
最近はあまり使う人が少なくなったかもしれないですがDynalistも結構好きです。この使い心地がNotionやClickUpに統合されると嬉しい。
電子サイン機能 – Box Sign
Businessプラン以上であれば、ウェブアプリから書類に電子サインを数量無制限で添付することができます。
https://www.box.com/ja-jp/esignature
ワークフローの自動化 – Box Relay
Businessプラン以上では、ワークフローを自動化する「Box Relay」が利用できます。
具体的に、外部の企業からの請求書を処理するフローで考えてみます。この場合は、以下のような流れをBox Relayで自動化が実現できます。
- 社外企業がBoxに請求書をアップロード
- Box Relayが窓口担当者のフォルダへ請求書を移動
- Box Relayがそのファイルに対して「承認タスクの作成」し、窓口担当者を担当に割り当て
- 窓口担当者が内容を確認して承認する
- 承認されたらBox Relayが請求書を経理担当者のフォルダへ移動
- Box Relayがそのファイルに対して「承認タスクの作成」し、経理担当者を担当に割り当て
- 経理担当者が内容を確認して承認する
- 完了
ITコンソール
メンバーやグループの一元管理機能やレポート機能など、組織管理のための機能が充実しているようです。私は触ったことはないのですが、大規模組織では有用なのでは、と思います。
詳しくはこちらのページで紹介されています。
Boxは自身のサービスを「コンテンツのライフサイクル全体をサポート」するサービスとしており、「ファイル」や「フォルダ」を軸にした生産性向上の機能や豊富に用意されています。
これが多くの企業がBoxを採用する理由のひとつかもしれません。
Source : ビジネスの中心となるコンテンツ | Box (https://www.box.com/ja-jp/content-is-your-business)
ホワイトボード機能 – Canvas
これは最近多くのサービスで導入されていますね。Boxにも搭載されていました。
触ってみましたが、機能的にはMiroやFigmaなどのツールとも遜色ないかなと思いますが、手書きがカクつくのが気になりました。
私の使い方
Boxは、一時期個人的にも業務でも利用していたのですが、だいぶ昔のことで、今は使用していません。ただ、自動化の機能などが充実しているようなので、改めて触ってみたいと思います。
無料で利用できますので、まずはぜひ触ってみてください！
