OneDrive – 共有・共同編集・自動化・バージョン管理 Microsoft製のオンラインストレージ

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OneDrive(ワンドライブ)とは

今回はMicrosoft製のオンラインストレージサービス「OneDrive」です。

OneDriveの基本情報

プロダクト名OneDrive(ワンドライブ)
運営企業マイクロソフト
公式サイト(家庭向け)https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage
公式サイト(企業向け)https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/onedrive-for-business
プロダクト提供開始年2007
無料プランあり

概要

Microsoft OneDriveは2007年にサービスが開始された、マイクロソフトのクラウドストレージサービスです。当初は「SkyDrive(スカイドライブ)」という名前で提供されていました。

スカイドライブ、かなり懐かしい響きなのでは?

OneDriveはマイクロソフトのアカウントを作成すれば、無料で5GBの容量を利用できます。

Source : クラウド ストレージの価格とプラン (https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/compare-onedrive-plans?activetab=tab:primaryr1)

他のユーザーとのファイルの共有や、バージョン管理機能なども備えています

有料版の場合、ファイルオンデマンド機能が利用できます
ファイルオンデマンド機能は無料版でも利用可能です。

ファイルオンデマンド機能とは、PCのハードディスクに仮想的にファイルを表示する機能でしてハードディスクの容量を使用しません。そしてファイルにアクセスする場合だけ、そのファイルをダウンロードするという機能です。

ハードディスク容量が小さい場合に有用な機能です。

できること

概要

  • ファイルの保存と複数デバイスでの同期
  • ファイルやフォルダの共有
  • 共有相手の制限
  • 共有の有効期限の設定
  • 共有ファイルのダウンロードブロック
  • オンデマンド利用(ファイル情報はPCに同期しながら、必要なファイルだけをダウンロードできる機能)
  • ファイルのバージョン管理
  • アプリで書類をスキャンしてドキュメント化
  • 本人確認のステップを追加した、機密性の高い書類のコピーの保管機能
  • PCのファイルのバックアップ
  • ファイルをランサムウェア攻撃から保護する

Officeファイルの自動保存

Office系のファイルは基本的にOneDriveに自動保存されます。

Googleドキュメントが自動的にGoogle Driveに保存されるのと同じです。

ウェブ、デスクトップ、スマホからアクセス可能

OneDriveは、ウェブブラウザ、デスクトップアプリ、スマホアプリからアクセス可能です。

ブラウザの操作画面
ブラウザ版のOneDrive

デスクトップ同様に、ウェブ版でもファイルの右クリックでコンテクストメニューが表示されます。

ファイルやフォルダを右クリックした際の写真。ファイルやフォルダを右クリックすると様々なメニューにアクセス可能。デスクトップアプリの場合はOSに組み込まれます。
ファイルやフォルダを右クリックすると様々なメニューにアクセス可能。

なお、Windowsの場合は、デスクトップアプリがOSにインストールされていて、エクスプローラーと統合されています。

コンテクストメニューからアクセス可能

先程少し述べましたが、OneDriveはファイルを右クリックすることで表示されるメニュー「コンテクストメニュー」から専用のメニューにアクセスができます。

これにより、素早くファイルを共有できたり、後述するバージョンをチェックできたりします。

ファイルのバージョン管理

OneDriveに保存されるファイルは自動的にバージョン管理がなされ、以前のバージョンに戻すこともできます。

バージョン管理の画面
ファイルのバージョン表示画面

条件を付けてファイルを共有

特定の相手に共有したり、一般公開用のリンクを取得したりできます。

また、OneDrive単体プランではなく、Microsoft 365のプランで利用している場合は、リンクの有効期限やパスワードの設定も行えます

共同編集

OneDrive内のOffice製品は、他のユーザーと同時にリアルタイムで編集できます。ブレインストーミングや打ち合わせをしながら、資料作成をともに行うことで作業効率が向上します。

自動化

OneDriveのファイルやフォルダから、Power Automateを利用した自動化のフローが作成できます。

例えば、「選択したファイルに対する承認を管理者に送る」といったフローや、「そのディレクトリに新たなファイルが追加されたら通知する」といったフローを作成できます。

私の使い方

私はMicrosoft Officeをサブスクリプション契約しているためOneDriveをPCのメインバックアップとして使用しています。

ファイルの共有にはGoogle Driveを利用する事も多いのですが、パスワードや期限付きで共有したい場合はOneDriveの機能を利用して共有しています。

また、Power Automateも利用しています。例えば、報告書などを作成する際に利用したりします。
どういう使い方をするかと言うと、報告書と一緒に写真を提出する場合があるのですが、何の写真なのかをファイル名に付ける必要がある時に、Power Automateを利用して、自動でリネームしてもらっています。

手順としては以下の通りです。

  1. ファイル名にしたい名前と同じ名前のフォルダを作成する
  2. Power Automateを使い、「それらのフォルダに画像ファイルが格納された際に、「ファイル名を「親フォルダ名 + 番号」の形式でリネームする」というフローを作成する
  3. あとは、必要な写真がまとまり次第、該当するフォルダに入れていく

このようなオートメーションを組めるのは、Power Automateのトリガーに、「OneDrive内で何かあれば、何かをする」というトリガーが用意されているためです。

当然ですが、OneDriveの外にあるフォルダでは、このようなフローを作成する事はできません。このような連携がスムーズにできるのはMicrosoft製品同士ならではだと思います。

料金

OneDriveは、個人利用と法人利用で価格と機能が異なります。それぞれにいくつかのプランが用意されています。

個人の方は、無料プランで十分ですが、企業や個人事業主など、仕事で利用する場合は、一般法人向けのプランを利用すると、他のOfficeアプリとの連携機能が利用でき、生産性向上につながります

最新の価格や機能は公式サイトをご確認ください。

個人用OneDriveの公式サイト
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage

ビジネス向けOneDriveの公式サイト
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/onedrive-for-business

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この記事を書いた人

清水公太
ウェブ制作者・農家
雑誌・動画・ウェブの制作、広告販売、販促支援など、様々な業種業界を経験してきました。
現在は、雑多制作の屋号でウェブや動画制作、販売促進支援、農業などに従事しています。
このサイトでは、制作や業務改善に取り組む中で利用したり、発見したりした便利なサービスを紹介しています。
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